ระบบจองโรงแรมเป็นกลไกที่ผู้เข้าพักสามารถจองผ่านช่องทางออนไลน์ได้ด้วยตัวเองอย่าง แม้ว่ากระบวนการจะคล้ายกับการจองกับตัวแทนท่องเที่ยวออนไลน์ หรือที่เรียกว่า Online Travel Agency (OTA) แต่ความแตกต่างก็คือระบบจองของโรงแรมจะเชื่อมโยงไปยังเว็บไซต์ของโรงแรมเป็นหลัก ดังนั้นจึงไม่มีค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมสำหรับการให้บริการ ซึ่งระบบการจองนั้นจะถูกควบคุมโดย Software และผู้เข้าพักนั้นสามารถเลือกได้เองว่าจะเข้าพักนานแค่ไหน เลือกประเภทห้องพักที่ต้องการจองได้ เลือกบริการเสริมอื่นๆ ที่ต้องการได้ และชำระเงินออนไลน์ได้อย่างปลอดภัยผ่านแพลตฟอร์มการชำระเงิน และเพื่อให้เข้าใจในเรื่องของระบบการจองโรมแรมให้มากขึ้น ในบทความนี้ทีมงาน UNBOX จะพาไปรู้จักกับระบบการจองโรงแรมว่าคืออะไร ทำงานอย่างไร และมีประโยชน์อย่างไรกัน!
ระบบจองโรงแรมคืออะไร?
ระบบจองโรงแรมเป็นโปรแกรม Software ที่ช่วยให้ผู้เข้าพักสามารถจองได้โดยตรงกับโรงแรมผ่านช่องทางออนไลน์โดยไม่ต้องใช้ตัวกลาง ซอฟต์แวร์ตัวนี้จะประมวลผลการจองออนไลน์ผ่านเว็บไซต์ของโรงแรม และข้อมูลจะถูกส่งไปยังระบบหลังบ้าน (Backend) ซึ่งโรงแรมสามารถเข้าถึงระบบนี้ได้โดยตรงเพื่อจัดการการจอง และนอกจากการจัดการระบบหลังบ้านได้เองแล้ว ยังมีฟีเจอร์อื่นๆ ที่อำนวยความสะดวกให้อีก เช่น ระบบยืนยันการจองอัตโนมัติ เพื่อให้เข้าถึงข้อมูลได้ง่าย สะดวก และรวดเร็วมากขึ้น
โดยปกติแล้วมีผู้คนทั่วโลกมากกว่า 700 ล้านคน ที่ใช้ระบบการจองโรงแรมทางออนไลน์เป็นหลัก ดังนั้นการมีระบบจองออนไลน์จึงเป็นกุญแจสำคัญในการเข้าถึงลูกค้าผู้เข้าพักในวงกว้าง และดึงดูดให้ลูกค้าทำการจองได้จนถึงขั้นสุดท้าย อีกทั้งเป็นการสร้าง First Impression ของแบรนด์ที่ดีเนื่องจากผู้เข้าพักสามารถจองได้ทันที ไม่ต้องเสียเวลาไปกับการหาข้อมูลในเว็บไซต์หรือแพลตฟอร์มอื่นๆ เป็นการอำนวยความสะดวกให้กับลูกค้า และยังรักษาประโยชน์ให้กับตัวโรงแรมอีกเช่นกัน
(ระบบจองโรงแรมของโรงแรม The Athenee Hotel, a Luxury Collection Hotel, Bangkok อยู่หน้าแรกของเว็บไซต์)
ระบบจองโรงแรมทำงานอย่างไร?
เพื่อให้ผู้เข้าพักสามารถจองการเข้าพักได้ด้วยตนเองผ่านช่องทางออนไลน์ ระบบการจองโรงแรมนั้นจึงถูกควบคุมด้วยระบบซอฟต์แวร์ โดยซอฟต์แวร์จะทำให้กระบวนการจองเป็นไปโดยอัตโนมัติโดยการ Sync กับเว็บไซต์ของโรงแรมและ Social Media อย่างเช่น Facebook ซึ่งจะช่วยให้ผู้เข้าพักสามารถจองห้องพักได้อย่างง่ายดายและสะดวก เพียงแค่ลงทะเบียนผ่าน Social Media ได้เลย ไม่ต้องไปผ่านที่เว็บไซต์อื่น ระบบการจองยังสามารถเชื่อมโยงไปยัง Channel Manager ต่างๆ ได้อีก ทำให้โรงแรมสามารถจัดการห้องว่างไปยังตัวแทนขายห้องพักออนไลน์ได้แบบ Real Time ระบบนี้จะช่วยให้กระบวนการจองราบรื่นขึ้น และรวบรวมข้อมูลเข้าสู่ระบบของโรงแรมได้ง่ายขึ้น สามารถเพิ่ม Traffic จากผู้สนใจทั่วโลกได้ง่าย
การใช้ระบบจองโรงแรมมีประโยชน์อย่างไร
ไม่ว่าจะเป็นโรงแรมที่มีขนาดเล็กหรือใหญ่ การมีซอฟต์แวร์สำหรับจัดการการจองนั้นถือเป็นเรื่องพื้นฐานไปแล้วในปัจจุบัน ลองมาดูกันว่า ทำไมระบบการจองจึงมีความจำเป็นต่อโรงแรมหรือธุรกิจต่างๆ มาดูประโยชน์ที่โรงแรมจะได้รับจากระบบการจองออนไลน์กัน
(ผู้เข้าพักเช็คอินได้รวดเร็วและสะดวกขึ้น เพราะทุกอย่างถูกจัดแจงมาแล้วเรียบร้อยโดยระบบจัดการห้องพัก)
1. ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการห้องพัก
ระบบการจองโรงแรมนั้นช่วยให้โรงแรมสามารถจัดการการบริหารงานต่างๆ ได้ดีขึ้น เช่น ทันทีที่มีห้องว่าง จะมีการอัปเดตในระบบทั้งของโรงแรมเองและช่องทางต่างๆ ของพาร์ทเนอร์ รวมทั้งยังสามารถส่งอีเมลยืนยันการจองห้องพัก (Booking Confirmation) ให้ลูกค้าได้ทันที ช่วยลดความเสี่ยงของการจองเกิน จองซ้ำ จองผิดพลาดได้ ทางโรงแรมไม่ต้องเสียเวลาใช้คนส่งอีเมลหรือโทรยืนยันลูกค้า ทำให้พนักงานต้อนรับสามารถจัดการวางแผนการทำงานได้ง่ายขึ้น มีเวลาต้อนรับลูกค้า หรืออำนวยความสะดวกในด้านอื่นๆ ให้กับลูกค้าได้ เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการในกระบวนการก่อนและหลังเข้าพักของลูกค้า
2. ความได้เปรียบในการแข่งขัน
สำหรับโรงแรมขนาดเล็กที่ยังไม่มีระบบการจองห้องพักออนไลน์อาจต้องแบ่งค่า Commission ไปยังบริษัทผู้ให้บริการที่เป็นตัวกลางในการจัดการระบบจองออนไลน์ (Online Travel Agent หรือ OTA) เนื่องจากในปัจจุบันผู้คนมักนิยมและสะดวกกับการจองห้องพักด้วยตัวเองผ่านช่องทางออนไลน์มากขึ้น ดังนั้นหากโรงแรมเริ่มทำระบบจองที่พักออนไลน์ในเว็บไซต์ตัวเองก็จะช่วยลดการแบ่งเงินบางส่วนให้กับแพลตฟอร์มตัวกลาง นำเงินส่วนนั้นมาทำราคาหรือโปรโมชั่นให้กับลูกค้าได้ เช่น ถ้าจองตรงผ่านโรงแรมจะได้อัพเกรดเป็นห้องพัก Type แพงขึ้น
(โรงแรม Inside House จังหวัดเชียงใหม่ เสนอส่วนลดพิเศษให้กับลูกค้าที่จองตรงกับโรงแรม)
3. ลดโอกาส Human Error
เมื่อโรงแรมมีระบบการจองออนไลน์แล้ว การจองที่พัก การใส่รายละเอียดผู้เข้าพัก ข้อมูลผู้ติดต่อต่างๆ ก็จะเป็นหน้าที่ของลูกค้าผู้ที่จะเข้าพัก ดังนั้นโอกาสที่จะเกิด Human Error ของเจ้าหน้าที่ผู้รับเรื่องจองนั้นก็จะลดลง นอกจากนี้ระบบการจองออนไลน์จะมีการเชื่อมต่อกับ Channel Manager ทำให้โอกาสที่จะจองเกิน จองซ้ำ หรือจองพลาดนั้นลดลงตามไปด้วยเช่นกัน เมื่อลูกค้าทำการจองเสร็จแล้ว พนักงานจะเป็นเพียงแค่ผู้ตรวจสอบและเช็คความถูกต้องของระบบอีกครั้ง ทำให้การจองนั้นๆ สมบูรณ์มากขึ้น
4. ง่ายต่อการการเก็บรวบรวมข้อมูลลูกค้า
ทุกคนทราบดีว่าข้อมูลลูกค้าเป็นสิ่งสำคัญในการทำการตลาด และการทำระบบการจองออนไลน์ก็สามารถรวบรวมข้อมูลผู้ที่เข้าพักทั้งหมดไว้ได้ในที่เดียว ง่ายต่อการจัดการ ทำให้เจ้าของโรงแรม เจ้าของธุรกิจสามารถทำความเข้าใจข้อมูลลูกค้า สิ่งที่ผู้พักแต่ละคนชอบ สถิติจำนวนผู้ที่เข้าพักทั้งหมดได้ง่ายขึ้น นำชุดข้อมูลเหล่านี้มาปรับแต่ง ออกแบบกลยุทธ์การตลาด รวมทั้งปรับปรุงประสบการณ์การให้บริการผู้เข้าพัก เพื่อให้เกิดความพึงพอใจมากขึ้น นำมาซึ่งการรักษาอัตราลูกค้าเดิมและเพิ่มฐานลูกค้าใหม่ๆ ได้มากขึ้นได้
การจัดทำระบบการจองโรงแรมออนไลน์นั้นเป็นสิ่งที่ต้องแลกมาด้วยค่าใช้จ่ายก็จริง แต่หากโรงแรมมองเห็นอนาคตความสำคัญของโลกออนไลน์ และลูกค้าที่จะเข้ามาในอนาคตก็ถือว่าคุ้มค่ามาก เพราะนอกจากจะช่วยอำนวยความสะดวกให้กับลูกค้าในการจองด้วยตัวเองตามวันและเวลาใดๆ ที่สะดวกแล้ว ยังเป็นส่วนสำคัญที่ช่วยให้การบริหารจัดการต่างๆ ในโรงแรมนั้นๆ มีประสิทธิภาพที่ดีขึ้นตามที่ได้กล่าวไปข้างต้นอีกด้วย
