ไม่ว่าสถานการณ์โควิดจะคลี่คลายลงหรือไม่ แต่ออฟฟิศหลายแห่งได้เริ่มปรับรูปแบบการทำงานเป็นแบบไฮบริดถาวร กล่าวคือมีการผสมผสานกันระหว่างการทำงานแบบออนไลน์ และเข้าออฟฟิศ โดยเมื่อพูดถึงความไฮบริดนี้ หลายคนอาจจะให้ความสำคัญแค่เรื่องเทคโนโลยีเป็นสำคัญ แต่แท้จริงแล้ว ในด้านวัฒนธรรมองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งการสร้างความพึงพอใจให้แก่พนักงาน และความละเอียดอ่อนทางด้านการจัดสรรงาน และการสื่อสารในรูปแบบต่างๆ มักเป็นเรื่องที่องค์กรมองข้าม
ล่าสุด Harvard Business Review ได้เผยแพร่บทความ “5 แนวทางปฏิบัติที่จะทำให้ที่ทำงานแบบไฮบริดของคุณไม่หลงลืมใคร (5 Practices to Make Your Hybrid Workplace Inclusive)” โดย Grace Lordan, Teresa Almeida และ Lindsay Kohler ซึ่งมีความน่าสนใจที่ได้หยิบยกประเด็นที่เหมือนจะเล็กๆ น้อยๆ ในระหว่างการทำงานแบบไฮบริด แต่อาจสร้างประเด็นใหญ่ที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรทั้งในเชิงลบและเชิงบวกได้ ทาง UNBOX จึงนำมาแปลสรุปให้ฟังกันค่ะ
1. การสัมภาษณ์พนักงาน และการรับพนักงานใหม่แบบออนไลน์
หลายบริษัทปรับการสัมภาษณ์ และการรับพนักงานเข้าที่ทำงานเป็นรูปแบบออนไลน์ 100% เนื่องจากเล็งเห็นข้อดีในด้านความสะดวก การสามารถเข้าถึงผู้สมัครที่อาศัยอยู่ในระยะที่ไกล และประหยัดค่าใช้จ่ายสำหรับผู้สมัครเอง จนไปถึงแม้จะรับพนักงานเข้ามาทำงานแล้ว บางครั้งจนถึงทุกวันนี้ หลายที่ทำงานยังไม่เคยจะเจอพนักงานใหม่ตัวเป็นๆ ก็มี
ดังนั้นจุด Sensitive จึงมักอยู่ในช่วงที่พนักงานเข้ามาใหม่แบบออนไลน์ เนื่องจากอาจไม่คุ้นชินทั้งตัวองค์กร และเทคโนโลยีขององค์กร บทความจึงได้เสนอว่าช่วงการเทรนนิ่งพนักงานใหม่จึงเป็นช่วงสำคัญมาก โดยควรเป็นไปอย่างสั้นกระชับ มีคู่มือที่ระบุถึงวิธีการเข้าร่วมอย่างชัดเจน และกระตุ้นให้เกิดการสนทนาซักถามในวงย่อย (น้อยกว่า 5 คนโดยประมาณ) เพื่อให้ผู้นำการเทรนนิ่งมั่นใจได้ว่าได้ดูแลพนักงานอย่างทั่วถึง
นอกจากนั้นแล้วบางองค์กรอาจมีรูปแบบเทคโนโลยีเฉพาะที่ไม่ได้ใช้ในชีวิตประจำวันทั่วไป จึงควรจัดให้พนักงาน IT ประกบดูแลพนักงานที่ไม่เชี่ยวชาญเทคโนโลยีเป็นพิเศษ โดยเฉพาะการดูแลในระยะแรกเพื่อให้พนักงานได้ Set up เข้าใจระบบ และไม่มีอุปสรรคต่อการทำงานตามที่ตนได้รับมอบหมายจริงๆ นอกจากนั้นแล้วอาจจัดระบบ Buddy โดยให้คนที่มีประสบการณ์ในการทำงานแล้วประกบคนที่เข้าใหม่ที่ทำงานจากทางไกล เพื่อคอยช่วยดูแลว่าคนที่ทำงานจากออนไลน์ทางไกลนั้น หลุดจากวงโคจรข่าวสารที่ทำงานหรือไม่
2. การดูแลสภาพจิตใจของทีม
การทำงานแบบออนไลน์นั้นทำให้เราสังเกตสภาพจิตใจของผู้ร่วมงานคนอื่นได้ยาก ต่างจากการทำงานที่ออฟฟิศที่บางครั้ง แม้ใครคนหนึ่งเดินเข้ามาอย่างเงียบๆ เราก็ทราบได้ว่าวันนั้นเป็นวันที่เขาอารมณ์ดีหรือไม่ดี ซึ่งแน่นอนว่าสภาพจิตใจของพนักงานนั้นย่อมกระทบต่อประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรทั้งในเชิงบวกและเชิงลบ แต่เมื่อเป็นเชิงลบและต้องการแก้ปัญหาแล้ว การแก้ปัญหาสภาพจิตใจของลูกน้องหรือเพื่อนร่วมงานในทีมทางช่องทางออนไลน์แค่ฟังก็ดูยากกว่าการแก้แบบเจอกันซึ่งหน้าแล้ว
ทั้งนี้เพราะการทำงานแบบออนไลน์ทำให้เราไม่เห็นกิจกรรมของคู่สนทนาหรือทีมคนอื่น เราอาจไม่เห็นว่าอีกฝ่ายนั้นว่างพอที่จะคุยเรื่องปัญหาส่วนตัวที่เกี่ยวข้องกับงานหรือไม่ ดังนั้นส่วนหนึ่งที่ช่วยได้คือหัวหน้างานควรแสดงออกอย่างชัดเจน ว่าเปิดช่วงให้พนักงานได้เข้ามาปรึกษาหรือระบายความคับข้องใจที่ส่งผลกระทบกับงานในช่วงเวลาใด เมื่อใดบ้าง อาจจะทำให้พนักงานรับทราบและกล้าที่จะเข้ามาพูดคุยเปิดใจมากยิ่งขึ้น
3. การแก้ปัญหาความขัดแย้ง
ปัญหาในที่ทำงานแบบปกติบางครั้งก็เหนื่อยยากแล้ว แต่ปัญหาที่เกิดขึ้นในการสื่อสารแบบออนไลน์บางครั้งอาจซับซ้อนมากกว่า เพราะการทำงานแบบออนไลน์นั้นอาจก่อให้เกิดความไม่พึงพอใจซึ่งกันและกันอย่างเงียบๆ ซึ่งในสถานการณ์ปกตินั้น หากเกิดการไม่พอใจในการทำงานเราอาจสังเกตได้จากสีหน้าท่าทางของผู้อื่นได้โดยง่าย แต่พอมาเป็นช่องทางออนไลน์นั้น ความขัดแย้งอาจเกิดขึ้นเงียบๆ และความคับข้องใจนั้นอาจถูกเก็บไว้ภายใน หรือกลายเป็นการนินทาในกลุ่มย่อยโดยปัญหาไม่ได้รับการแก้ไขในที่สุด และที่ซ้ำร้ายไปกว่านั้นหากมีคนที่รู้สึกว่าได้รับการนินทาลับหลัง การจะแก้ปัญหาก็เป็นเรื่องที่ยิ่งซับซ้อนขึ้นไปอีก
ดังนั้นแล้วการสื่อสารทางออนไลน์ โดยเฉพาะการประชุมทางออนไลน์จึงเป็นเรื่อง Sensitive ที่ต้องยิ่งระมัดระวังการใช้อารมณ์ในการพูดคุย และโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อจำเป็นต้องเคลียร์ปัญหาผ่านทางช่องทางออนไลน์ ผู้ดูแลงานต้องควบคุมให้เกิดการพูดคุยที่หาข้อตกลงด้วยอารมณ์อย่างน้อยที่สุด เพราะการตีความอารมณ์ผู้อื่นทางช่องทางออนไลน์ เป็นเรื่องที่ Sensitive เป็นอย่างยิ่ง
4. ความร่วมมือร่วมใจของทีม (Cohesion)
เมื่อทำงานแบบ Hybrid แล้วอาจจะต้องมีพนักงานส่วนหนึ่งที่ต้องเข้ามาทำงานออฟฟิศมากกว่าคนอื่น ในขณะที่พนักงานอีกหลายส่วนอาจจะได้รับสิทธิทำงานออนไลน์เป็นส่วนมาก จึงต้องมีความระมัดระวังการแบ่งแยกของกลุ่มพนักงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งกลุ่มพนักงานที่มาทำงานออฟฟิศอาจได้รับการมองว่ามีความ Productive มากกว่า/ในสายตาหัวหน้างานก็เป็นได้
ในด้านการแก้ปัญหาดังกล่าว บทความแนะนำว่าอาจเพิ่มรูปแบบการทำงานระหว่างแผนกที่ปกติไม่ได้ทำงานร่วมกันมากขึ้น (แก้ Weak ties) เพื่อให้เกิดความรู้สึกเชื่อมโยงกับคนอื่นในที่ทำงาน มีตัวตนในองค์กร และเกิดความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีมหรือองค์กรมากยิ่งขึ้น แต่เมื่อการทำงานนั้นหลากหลายมากขึ้น ก็ยังต้องมั่นใจว่าพนักงานนั้นทำงานตาม Scope of Work ที่ได้ตกลงกันไว้ และเมื่อเกิดข้อผิดพลาดใดๆ ขึ้นต้องอย่าลืมเปิดโอกาสให้พนักงานได้อธิบายเหตุและผล เพื่อไม่ให้เกิดความหมางใจระหว่างฝ่ายกันต่อไป
5. การเลื่อนตำแหน่ง
การเลื่อนตำแหน่งเป็นเรื่อง Sensitive อยู่แล้วแม้ในสถานการณ์การทำงานปกติ โดยมักเชื่อกันว่าพนักงานที่ทำงานใกล้ชิดกับหัวหน้ามักมีโอกาสได้รับการเลื่อนตำแหน่งงานง่ายขึ้น แต่เมื่อการทำงานปรับเปลี่ยนเป็นรูปแบบออนไลน์ การวัดประสิทธิภาพการทำงานและความใกล้ชิดกับหัวหน้านั้นอาจไม่เหมือนเดิม โดยประเด็นแรกที่ต้องพึงระวังคือคนๆ หนึ่งอาจไม่ได้มีความพร้อมในการรับมือการทำงานที่บ้านอย่าง 100% อาจจะด้วยปัญหาทางอินเตอร์เน็ต หรือสภาพแวดล้อมทางบ้านที่อาจมีเด็กเล็กหรือสัตว์เลี้ยง ดังนั้นแล้วหัวหน้างานต้องมีความเข้าใจต่อสภาพแวดล้อมของลูกน้อง และควรพิจารณาว่า KPI เดิมนั้นยังเหมาะสมกับสถานการณ์และยังใช้วัดผลได้เหมือนเดิมหรือไม่ และต้องระวังความเท่าเทียมในการประเมินหรือตอบแทนให้มาก เนื่องจากอาจนำมาซึ่งความรู้สึกไม่เป็นธรรมในหมู่พนักงานได้
ทั้งหมดนี้คือบทความ 5 Practices to Make Your Hybrid Workplace Inclusive กับเรื่องที่เหมือนจะเล็กน้อย แต่อาจส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานอย่างมาก ผู้อ่านท่านใดที่มีประสบการณ์ทำงานแบบ Hybrid แล้วอยากแชร์ Tips ที่ทำให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นมากขึ้น มาช่วยกันแชร์ในช่อง Comment ได้เลยนะคะ
